Цифровая трансформация бюджетирования в ОТЛК ЕРА: кейс железнодорожной логистики

Цель проекта заключалась в создании единой гибкой корпоративной системы, объединяющей процессы годового бюджетирования, ежемесячного прогнозирования и корректировок бюджета — от сбора исходных данных и расчёта драйверных моделей до подготовки итоговых бюджетных и отчетных форматов.

«Нам было важно выйти за рамки Excel и получить инструмент, который объединяет ввод данных, расчёты и аналитику. Задачей этого проекта стало снижение трудоёмкости процессов и выход на качественно новый уровень контроля бюджета», — отмечает Елена Лазутова, директор финансово-экономического департамента ОТЛК ЕРА.

Финансовое планирование в условиях неопределенности макросреды и усложнения логистических решений

Железнодорожная отрасль сегодня работает в условиях перестройки логистических цепочек, связанной с развитием новых маршрутов и транспортных коридоров, волатильности макросреды и постоянно меняющихся условий ведения бизнеса. Это напрямую влияет на усложнение финансового планирования и управления бюджетом.

В таких условиях процесс планирования и контроля бюджета требует увеличения оперативности, роста детализации, усиления контроля за бюджетной дисциплиной, максимальной гибкости инструментов планирования и минимизации временных и трудовых затрат при оперативных прогнозах и корректировках финансовых планов. Именно поэтому проект автоматизации бюджетного процесса в ОТЛК ЕРА стал одним из знаковых кейсов для российской железнодорожной логистики, реализованных на отечественной платформе.

До старта проекта финансовое планирование в компании велось в Excel. С ростом числа участников процесса, версий и сценариев финансовых и операционных планов увеличивались временные и трудозатраты, усложнялись согласования, возрастал риск ошибок.

Planum - гибкая архитектура бюджетирования под задачи бизнеса

В рамках проекта бюджетная модель компании была перенесена в OLAP-архитектуру, включающую формы ввода, драйверные модели и отчётные блоки с возможностью детализации до первичных данных (drill-down). Такой подход позволил уйти от ограничений плоских таблиц и создать основу для масштабируемого финансового планирования.

Команды ОТЛК ЕРА и Biplanum совместно доработали методологию бюджетирования, адаптировав логику плоских таблиц к многомерной модели, и заложили потенциал для дальнейшего развития системы.

По мере реализации проекта модель развивалась: в систему добавлялись новые правила и функциональные возможности, которые невозможно было полностью предусмотреть на этапе подготовки технического задания. Дополнительным фактором стала необходимость оперативно учитывать изменения нормативной и регуляторной среды уже в ходе внедрения.

«Мы убеждены, что эффективная автоматизация строится не строго по ТЗ, а в живом взаимодействии с пользователями. Этот проект показал, что Planum гибко поддерживает развитие методологии и адаптацию к меняющимся требованиям бизнеса», — комментирует Максим Кузьменко, архитектор и менеджер продукта Planum.

В рамках проекта была реализована единая цифровая среда бюджетирования, которая включает:

·         централизованную многоверсионную модель планирования (план, прогноз, корректировки) без ограничений по количеству сценариев;

·         интеграцию фактических данных из учётных систем и Excel;

·         возможность передачи бюджетных лимитов в учетные системы;

·         многоуровневую модель согласования и ролевую систему доступа с детализацией до отдельных ячеек;

·         формирование отчётности на каждом этапе согласования;

·         рабочие места пользователей в web-интерфейсе и Excel;

·         административный интерфейс, позволяющий ключевым пользователям развивать модель без привлечения ИТ-специалистов.

«Planum показал себя зрелой платформой, закрывающей все требования автоматизации планирования и бюджетирования. Мы получили полноценный инструмент, который оптимизирует сбор данных, снижает количество ошибок и упрощает процесс согласования», — отмечает Елена Лазутова.

Отраслевая специфика и механика работы системы

Ключевой особенностью проекта стала реализация отраслевых драйверных моделей, характерных для транспортных и железнодорожных компаний. В системе были внедрены специализированные блоки, отражающие экономику управления парком и перевозочным процессом, в том числе:

• планирование потребного парка и парка в управлении:
• расчёт эксплуатационных расходов, связанных с использованием парка в перевозочном процессе; формирование маржинальной прибыли. Параллельно были внедрены универсальные функциональные блоки:

• сбор данных по статьям бюджета от структурных подразделений;
• планирование расходов на персонал;
• агрегирование плановых данных по финансовому лизингу и по долгосрочной операционной аренде;
• итоговые бюджетные формы: БДР, БДДС и Баланс.

В результате компания получила возможность формировать предварительные выходные формы бюджета (БДР, БДДС) уже на ранних этапах планирования, моделировать сценарии, отслеживать отклонения и оперативно корректировать прогнозы. Система используется десятками пользователей и охватывает все ключевые функции бюджетного процесса.

«Для нас принципиальным преимуществом стала возможность формировать прогноз на базе факта и автоматически переносить исходные данные, не начиная расчёты с нуля. Это заметно ускорило процесс и повысило уверенность в данных», — подчёркивает Людмила Кочнева, заместитель директора финансово-экономического департамента.

Организация проекта и взаимодействие команд

Проект реализовывался поэтапно: описание методологии велось параллельно с разработкой интерфейсов для сбора бюджета, затем внедрялись драйверные модели, отчётные формы, интеграции, прогнозирование и корректировки.

Такой подход позволил пользователям начать работу с системой уже на ранних этапах проекта. По мере развития решения функциональность усложнялась, а уровень зрелости пользователей рос без остановки текущих бизнес-процессов.

Отдельным фактором успеха стало активное взаимодействие команд заказчика и подрядчика.

«Проект реализовывался в режиме постоянного диалога. Команды оперативно реагировали на изменения требований, добавляли новые расчёты и функциональные возможности по мере развития системы. Такое взаимодействие напрямую повлияло на качество результата», — отмечает Анастасия Миллер, руководитель проекта Biplanum.

Результаты проекта

Внедрение системы бюджетирования на платформе Planum стало для ОТЛК ЕРА важным этапом перехода к автоматизированному финансовому планированию, прогнозированию и подготовке отчетности об исполнении бюджета.

Компания получила:

• единую цифровую среду бюджетного процесса;
• возможность формирования бюджета, прогнозов и корректировок в одной системе;
• повышение прозрачности анализа;
• расширение функциональности системы в ходе проекта на основе обратной связи пользователей;
• инструмент, который развивается вместе с методологией и требованиями бизнеса.

Кейс ОТЛК ЕРА показывает, что переход от разрозненных таблиц Excel к CPM-платформе позволяет выстроить устойчивую архитектуру финансового планирования и бюджетирования, способную развиваться вместе с бизнесом и учитывать отраслевую специфику.